Co to jest biała lista podatników VAT

Na wstępie warto wyjaśnić czym jest tzw. biała lista podatników VAT i czy będzie ona miała zastosowanie do każdego kontrahenta. Otóż lista stanowi elektroniczny wykaz podatników VAT, w którym przedsiębiorcy od 1 września 2019 r., na mocy nowelizacji ustawy o VAT, mogą weryfikować m.in. dane dotyczące zarejestrowania, wyrejestrowania oraz statusu podatnika VAT, jak również zgłoszenie numerów rachunków bankowych do urzędu skarbowego. W założeniu wykaz ten zastąpił dotychczas funkcjonujące wykazy (wykaz podatników zarejestrowanych na VAT, wykreślonych z rejestru VAT oraz przywróconych do rejestru VAT).

Nowe narzędzie weryfikacji kontrahentów ma uchronić przedsiębiorców przed udziałem w transakcjach ze znikającymi podatnikami VAT. Weryfikacją będzie można objąć co do zasady wszystkich kontrahentów. Przy czym obowiązkowo muszą być weryfikowane dane w przypadku, gdy jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 tys. złotych

Gdzie znaleźć białą listę podatników VAT

Lista jest prowadzona przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (dalej „szef KAS”) Znajdziesz ją na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Jak przeszukiwać białą listę podatników VAT

Informacje zamieszczone w wykazie możesz wyszukiwać według NIP, REGON, numeru rachunku bankowego lub nazwy firmy. Jeśli wpiszesz tylko fragment tej nazwy, system pokaże pasujące wyniki, spośród których wybierzesz właściwą firmę.

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, zarejestrowanych w CEIDG, w wyszukiwarce, w polu "nazwa podmiotu" podaj imię i nazwisko przedsiębiorcy.

Pytając o dane wskazujesz dzień, na jaki mają być wyświetlone informacje o podmiocie. W odpowiedzi otrzymasz potwierdzenie danych wyszukiwanej firmy. Będzie na nim również unikalny identyfikator przypisany do twojego wyszukiwania. To potwierdzenie możesz wydrukować.

Zakres informacji o podatnikach 

W wykazie znajdziesz:

  • nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy;
  • numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
  • status podmiotu:
    • w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
    • zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona;
  • numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany;
  • numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany;
  • adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
  • imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej
  • imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej
  • imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej;
  • daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
  • podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
  • numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.

Numery rachunków na białej liście podatników VAT

Dla przedsiębiorców bardzo ważną informacją, którą znajdą w wykazie są numery firmowych rachunków bankowych. Są to tzw. rachunki rozliczeniowe.

Te numery są publikowane tylko w przypadku zarejestrowanych podatników VAT lub podatników VAT, którzy zostali przywróceni do rejestru. Z kolei jeśli odmówiono ci rejestracji jako podatnika VAT lub zostałeś wykreślony, to twoje dane zostaną uwidocznione w wykazie, ale nie obejmą informacji o rachunku rozliczeniowym.

W wykazie nie znajdziesz danych firm (w tym numerów rachunków), które nie są podatnikami VAT, nawet jeżeli korzystają z konta firmowego – tych podmiotów biała lista nie obejmuje.

Pamiętaj! Są to te same numery rachunków firmowych, które podałeś do urzędu skarbowego w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym (np. po założeniu konta firmowego w banku).

Jeśli numer lub numery rachunków, z których korzysta twoja firma, zmieniły się i nie podałeś tej informacji do swojego urzędu skarbowego, powinieneś je zaktualizować. Spółki zarejestrowane w KRS i spółki cywilne składają aktualizację bezpośrednio do urzędu skarbowego (NIP-8 i NIP-2),  przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą - przez CEIDG.   

Także w przypadku zmiany urzędu skarbowego – poinformuj nowy urząd o posiadanych rachunkach firmowych (tzn. wskaż rachunki w zgłoszeniu aktualizacyjnym).

Sprawdź także: nasze aktualne promocje

Pamiętaj, że w wykazie nie są publikowane prywatne rachunki bankowe - tzw. ROR, które przedsiębiorcy czasami wykorzystują w swoich firmach. Nie są to rachunki rozliczeniowe dedykowane prowadzeniu działalności gospodarczej. Jeśli używasz takiego rachunku, twój kontrahent nie odnajdzie go w wykazie.

Co zrobić, jeżeli na białej liście nie ma twojego rachunku firmy

Jesteś podatnikiem VAT i masz rachunek bankowy, ale nie możesz znaleźć się na białej liście? Odpowiedz kolejno na trzy pytania i sprawdź co możesz zrobić w każdej sytuacji:

1.Czy mam rachunek firmowy (konto firmowe)?

Jeśli NIE: załóż rachunek rozliczeniowy w banku lub w SKOK
Jeśli nie jesteś pewien czy rachunek, którego używasz w firmie, jest rachunkiem rozliczeniowym założonym do działalności gospodarczej, potwierdź to w swoim banku.
 

2.Czy zgłosiłem rachunek firmowy, którego teraz używam, do urzędu skarbowego?

Jeśli NIE: zgłoś swój rachunek firmowy do urzędu skarbowego.

3.Czy twój bank przekazał numer twojego rachunku do STIR?

Jeśli NIE: wyjaśnij problem w swoim banku.

UWAGA! Jeśli odpowiedziałeś TAK na wszystkie 3 pytania i jesteś podatnikiem VAT, twoje konto firmowe powinno znaleźć się w wykazie.

Sankcje za korzystanie z rachunku spoza białej listy

Od 1 stycznia 2020 r., jeśli zapłacisz swojemu partnerowi biznesowemu kwotę powyżej 15 tys. zł na inny rachunek, niż podany w wykazie:

  • nie będziesz miał możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej kwoty lub części tej kwoty, która została zapłacona na rachunek inny niż podany w wykazie,
  • będziesz ponosił ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.

Będziesz mógł uwolnić się od tych sankcji, jeśli najpóźniej w ciągu 3 dni od zrobienia przelewu na niewłaściwy numer rachunku bankowego poinformujesz o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy.

Dane podatników będą aktualizowane raz dziennie, w każdy dzień roboczy. Dlatego powinieneś sprawdzać numer rachunku bankowego swojego kontrahenta tego samego dnia, w którym planujesz zrealizować przelew.

Do 31 grudnia 2019 r. płatności na rachunek inny, niż podany w wykazie, nie są obciążone sankcjami.

O czym trzeba pamiętać - biała lista podatników VAT - podsumowanie

  • Utworzenie nowego wykazu ma na celu dalsze uszczelnianie systemu podatkowego, ale także ułatwienie przedsiębiorcom weryfikacji kontrahentów biznesowych.
  • Sprawdź swojego kontrahenta na białej liście. W szczególności dotyczy to firm, z którymi wcześniej nie współpracowałeś. W ten sposób dowiesz się czy twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.
  • OBOWIĄZKOWO! sprawdzamy kontrahenta któremu chcemy zapłacić w sytuacji gdy wartość TRANSAKCJI, przekracza 15 000,00 zł
  • PAMIĘTAJ ! W dniu planowanej zapłaty za usługę czy towar sprawdź czy numer rachunku bankowego podany na fakturze jest taki sam jak numer rachunku na białej liście podatników VAT. Jeśli rachunek nie jest taki sam, powinieneś to wyjaśnić ze swoim kontrahentem przed dokonaniem płatności.
  • Jeśli zapłacisz swoje zobowiązanie na rachunek nie widniejący na Białej Liście i w terminie do trzech dni od dnia zlecenia przelewu zgłosisz ten fakt do właściwego urzędu skarbowego wystawcy faktury unikniesz kary.
  • SPRAWDŹ SIĘ SAM! Jeśli przyjmujesz płatności powyżej 15 tys. zł, sprawdź na białej liście podatników VAT czy numery rachunków twojej firmy zgłoszone w urzędzie skarbowym (w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS) albo za pośrednictwem CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej) są prawidłowe. Brak lub błędny rachunek naraża na sankcje twoich kontrahentów.

Sama idea stworzenia jednej bazy zawierającej komplet informacji pozwalających na weryfikację kontrahentów, stanowi milowy krok do ułatwienia realizacji nowych obowiązków nakładanych na przedsiębiorców. Jednak zdaniem wielu- idea ta posiada również mniej pozytywne aspekty z perspektywy podatników, a mianowicie rozszerzenie obowiązku weryfikacyjnego o rachunki bankowe kontrahentów oraz wprowadzanie konsekwencji za niezgłoszenie numeru rachunku przez przedsiębiorcę do bazy, którą ponosić będą podatnicy nabywający od takich podmiotów towaru bądź usługi. Stanowi to de facto nowy obowiązek nakładany na barki osób prowadzących działalność gospodarczą, którego niewypełnienie wiązało się będzie z konkretnymi konsekwencjami na gruncie karno-skarbowym.